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採購專業素養祕笈大公開!

文章發表:2019/11/11

白宗城 CPSM,PMP
  • 社團法人中華採購與供應管理協會理事長

「採購」在現今的職場領域中代表著一種供應管理的專業也是企業營運的重要環節,但想當年剛從工程部門轉採購部門時,不少同事投以關懷的眼神:工程部不是專業多了嗎?怎麼會想要去二級單位採購部?;採購不就是殺價殺價殺殺殺,哪有專業好學?;恭喜你快換車了,聽說很油喔?...。但事過境遷的20年後,印證了一件事:「採購」,它絕對夠專業也肩負著企業營運勝敗的要角之一。業界中一直有個美談例子,當年蘋果(Apple)創辦人史蒂夫‧賈伯斯(Steve Jobs)交棒給提姆‧庫克(Tim Cook)後,創造了史無前例的巔峰,帶領蘋果成為史上第一間市值破 1 兆美元的公司,是賈伯斯在世時的 3 倍多。大家都熟知庫克當年是IBM的零件採購員出身,長期的職場專長領域就是供應管理,接掌蘋果公司後陸續收掉工廠、生產線外包,改善營運成功創造營收也同時讓存貨成本降低 20 倍,而這樣的例子也為數不少的出現在各產業界中。

既然採購肩負著這麼重要的使命也有著不錯的職場未來,那該如何建立起專業素養值得身為採購的您好好思考。筆者從過往經驗簡單歸納三個面向提供參考。

一、採購的品德素養

品德操守並不是專屬於採購的要求,任何工作任何職務都有其必要,但採購的業務性質的確容易有誘惑;當然,也不是束之高閣的八股教條而是真真切切可以安身立命的基本。曾跟許多學員分享過,當年在一場專題演講中,時任國科會主委黃鎮台博士分享著一段話:「….在羽翼未豐時要愛惜羽毛,才不會等到要高翅展飛時發現片片汙損…。」這是最佳的詮釋,若端看政界/業界多少英雄好漢都在準備飛黃騰達時才發現片片汙損,更甚或當邁入年老時晚節不保,牢獄相隨,即可見其重要。但除了基本操守外,筆者更希望專業的採購應要有菩薩低眉的慈悲,專業的供應管理知識應是友善的協同供應商強化供應鏈的競爭力,而非用來成為壓榨或剝奪供應商的巧門。名導吳念真曾有過一段話:「....你有能力的話,你應該替旁邊的人做些甚麼。知識,不光是用來謀取利益的,知識是可以用來奉獻的,知識是可以用來幫助別人.....。」更是一語道出創造與供應商雙贏的環境。

二、採購的知識素養

在採購業務中,需要與不同類型的供應商交涉;另一方面,採購品類繁多規格不一,且市場上商品的供應需求變化快;最後,企業也不斷面臨著轉型的壓力。為此,採購人員更需具備完整的供應管理相關知識,這可從三個面向思考:核心(Core)、整合(Integration)、轉型(Transformation)。此三大範疇組成也大量連結著供應鏈的協同與整合,加上資通訊科技的推波助瀾下更能彰顯出供應管理重要的價值並持續創造企業競爭力。這裡提到的核心面向,從「成本、價格管理與財務分析」、「品類管理與策略尋源」再到「談判與法務、合約事務」與「品質與專案管理」,已跳脫出基礎學習而直指供應管理的核心;接著是整合面向,牽繫著大量的協同合作,如「供應商關係管理、「銷售與營運規劃」、「物流與物料管理」與「供應鏈規劃與數位化」,這些都可靠資通訊技術倍增其協同效率與效能。最後,轉型面向屬於專業能力與法遵議題則更著重在供應管理與企業營運的目標一致性,此外也再提升供應管理的層次往永續的目標前進,從主導能力與商業敏銳度I(策略發展與利益關係者參與)」、「主導能力與商業敏銳度II(人員發展與績效指導)」、「風險管理、合規與道德規範」以及「企業社會責任與永續」,皆環環相扣著企業經營的競爭力。

三、採購的能力素養

專業的知識不等於工作能力,要辦好一件事,知識只佔一部分但能力佔大部分,能力素養部分提供三力供讀者們參考:

  1. 細緻的分析能力
    一般來說,採購都會面臨很多的選擇,不論是自製或外包、規格的選定、交期的掌握、貿易條件的談判更甚或採購支出評估都需要分析的能力。尤其採購支出是構成企業製造成本的主要部分,除了成本精打細算外更要有成本效益的觀念,所謂買貴不一定品質好但便宜一定沒好貨。
  2. 市場預測的能力
    在快速的動態經濟環境下,產品或原材料的價格與供應量調整變動得非常快。採購應具備市場分析和價格趨勢分析的能力,掌握市場行情判斷供給的有利與否及貨源是否充足;另一方面也透過與供應商的接觸,了解供應的未來趨勢以及採購成本受影響的幅度。總之,採購必須開闊視野,具備"察言觀色"的能力,對產品或原材料的供應趨勢預謀對策。
  3. 良好溝通的能力
    普遍來說,採購都能言善道滿口道理,這是表達(利己)的能力,但真正的溝通還需要具備聆聽(利他)的能力,這一點就不容易做到了。採購人員要學習多聽一點少說一點,這樣可以看見不同層次的問題也可以找到不同解決的方法,一昧的只有說而沒有聽,就像水庫只有進水沒有放流一樣,遲早出問題的。良好溝通的能力是一位專業的採購人員需要培養的。

期盼每位線上的專業採購們,都能為企業創造價值,追求永續。

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